根据北京市档案局要求，办公室从2010年9月起，开始筹备我校库存档案数字化扫描及数字化系统管理工作。办公室先后与6家从事专业档案数字化管理的软件公司就扫描技术、软件功能、市场价格等方面进行洽谈，同时走访了市文化局、市社科联等已完成档案数字化工作的单位，做了大量的调查和咨询工作。在此基础上，从3家符合国家保密资质的公司中，最终确定了曾为中国第2历史档案馆提供档案数字化软件系统的清华紫光公司。
经过近1年的筹备，2011年9月，档案数字化扫描工作正式启动。在整个数字化过程中，办公室的同志以可行性、标准性、安全性为原则，认真做好每一项工作。首先，档案室的同志对我校数量庞大、类型多样的库藏档案的实际情况进行全面摸底，并按档案类别进行分类、鉴定，确定各类档案数字化的范围。然后，结合我校档案自身特点制定出切实可行的数字化图像、文字、检索标准，并依据标准对所需数字化的1万多卷档案，近百万页案卷进行逐页翻查、审核原件字迹、页码，经初审合格进入扫描程序。
在档案数字转化过程中，为确保数字化档案信息与档案原件相吻合，办公室的同志们在完成日常工作的同时，加班加点，利用业余时间，对录入的1万余条案卷目录和几十万条卷内目录逐条校对，克服工作量大、工序繁琐的困难，历时4个月的艰苦努力，于2011年12月底完成了全部文字档案的扫描工作。扫描总量10299卷，近百万页。
我校档案信息数字化的实现，把传统的纸质载体档案信息转化为机读电子档案信息，为日后利用档案信息资源开展编研、数据统计、档案移交等工作提供了方便，大大提高了档案利用效率，档案作为一种信息资源为我校各项工作服务的作用将更加显著。

(龙玉萍)